Корпоративный портал Битрикс24: возможности и внедрение

Корпоративный портал Битрикс24 — это единое рабочее пространство компании, где CRM, задачи, документы, чат, телефония и бизнес-процессы живут в одном интерфейсе, а права доступа настроены под каждую роль. Проще говоря: вместо десятка таблиц, мессенджеров и папок на диске сотрудник заходит по одному адресу и видит ровно то, что ему положено по его роли в компании — не больше и не меньше.

Ниже разберу, из чего портал состоит на самом деле, чем он отличается от «просто CRM» и на что смотреть при выборе подрядчика — именно здесь компании чаще всего теряют деньги. Мы в #ДЛЯПРОДАЖ настраиваем и сопровождаем порталы не первый год, и ошибки у всех удивительно похожи.

Что такое корпоративный портал Битрикс24 и из чего он состоит

Запрос «битрикс корпоративный портал» обычно приходит из прошлого: так долго называли внутренний интранет-сайт компании — новости, структура отделов, документы, обмен файлами. Сейчас всё это просто разделы Битрикс24, отдельный продукт искать не нужно. Отсюда половина недопониманий на первых встречах: клиент говорит «портал», имея в виду внутренний сайт, а подрядчик слышит «CRM».

И вот что путают чаще всего. CRM система bitrix24 — лишь один блок портала, хоть и самый заметный. Рядом с ним живут задачи и проекты, диск для файлов, живая лента и чаты, телефония, календари, HR-блок и конструктор бизнес-процессов. Когда все они работают на одних и тех же данных о клиенте и сотруднике, а не каждый в своей программе, получается то, что мы в #ДЛЯПРОДАЖ называем единой экосистемой «в одном окне»: продажи, маркетинг, юристы и логисты видят общую картину по сделке, а не пересылают друг другу выгрузки.

Возможности корпоративного портала, которые реально нужны бизнесу

Не все возможности портала одинаково востребованы — часть функций заводят «на будущее» и не трогают потом годами. Но несколько блоков всплывают почти на каждом проекте, и вокруг них стоит выстраивать внедрение.

Права доступа в Битрикс24: кто что видит

Права доступа в битрикс24 настраиваются на уровне ролей, отделов и даже отдельных полей CRM. Менеджер видит только свои сделки, руководитель отдела — сделки своего отдела, а финансовые показатели можно закрыть от всех, кроме директора. На практике это снимает классическое «а что если менеджер уйдёт и утащит базу»: базу он просто не увидит целиком, если права выставлены осознанно, а не оставлены как при создании портала. Логику ролей и групп мы разбирали отдельно — «Права доступа в Битрикс24: как настроить корректно». Если в отделе больше пяти человек, прочитайте именно её.

Приложение Битрикс24 и доступ с любого устройства

Работать с порталом можно тремя способами: через браузер (это и есть bitrix24 web — обычная веб-версия, ничего устанавливать не надо), через мобильное приложение битрикс24 и через настольное приложение для компьютера, которое умеет перехватывать звонки и уведомления. Мы советуем начинать с веб-версии: она не урезана по функциям. Приложения ставим тем, кому правда нужны пуши по сделкам или звонки с телефона. Разбор установки и настройки — «Приложение Битрикс24: возможности, установка и настройка».

Формы Битрикс24 для заявок с сайта

Формы битрикс24 собирают заявки прямо с сайта в CRM, минуя почту и ручной перенос данных менеджером. Это закрывает частую историю: заявка упала на почту маркетолога, он забыл переслать, лид остыл. При нормальной настройке заявка попадает в CRM сразу с источником и ответственным, и дальше по ней работает воронка

Задачи и диск отдельными подзаголовками я не выношу, хотя пользуются ими не меньше: они включаются почти сами, как только в портале появляются люди и файлы. Настраивать там нечего — достаточно договориться внутри команды, что задача ставится в системе, а не голосом в коридоре.

Чем портал отличается от обычной CRM — и почему это не синонимы

Вопрос, который задают чаще всего: «у нас уже есть CRM, зачем ещё портал?». Разница вот в чём. CRM — это база данных о клиентах и сделках. Портал — это ещё и то, как вокруг этих данных организована работа: кто получает задачу, когда сделка перешла на следующий этап, где лежит договор по ней, в каком чате обсуждается доставка. Без портала CRM остаётся отдельной базой, куда заходят «проверить данные», а живая работа всё равно идёт в почте и личных сообщениях. С порталом сделка, задача, документ и переписка по ним лежат в одном месте.

Честно говоря, часть клиентов сначала просит «просто CRM, без лишнего» — нормальная стартовая точка, спорить не буду. Но через несколько месяцев почти все возвращаются к задачам и диску: разворачивать экосистему по частям дольше и дороже, чем спроектировать её сразу целиком. Сколько это экономит в деньгах и времени на конкретном масштабе бизнеса — зависит от компании, и цифру без диагностики я называть не стану: обычно успешные руководители мыслять категориями, а сколько я съэкономлю, если это будет происходить автоматически. Например, день ассистента, который вносить счета руками стоит 4 000 в день. Роботы это делают бесплатно, и освобождают место ассистента - эффективность 4 000 рублей на другие задачи.

Как внедрить корпоративный портал без провала

Вот где обычно спотыкаются: внедрение заказывают у исполнителя, который делает «настройку CRM» разовой услугой — не разобравшись в бизнес-процессе клиента. Получается портал, где поля заведены, а сотрудники работают по-старому: процесс в системе не совпадает с реальным процессом продаж.

Главное возражение, которое я слышу от руководителей на первой встрече, звучит так: а вдруг подрядчик окажется некомпетентным и после внедрения всё придётся переделывать. Страх справедливый. Битрикс24 партнеры сильно отличаются друг от друга по глубине экспертизы, и формально статус партнёра можно получить, продавая лицензии без единого реального внедрения бизнес-процессов. Поэтому проверять стоит не сам факт партнёрства, а то, что за ним стоит: какие процессы подрядчик описывал, что именно автоматизировал, кто будет вести ваш проект. У #ДЛЯПРОДАЖ подтверждённый статус партнёра Битрикс24, и мы спокойно показываем его тем, кто просит подтверждение до начала работ — вопрос доверия закрывается ещё до старта. Как выбирать среди партнёров — в статье «Партнёры Битрикс24: кого выбрать для внедрения CRM».

Короткий чек-лист, что спросить у подрядчика:

Критерий	Что спросить у подрядчика	Почему это важно
Статус партнёрства	Покажите подтверждение статуса партнёра Битрикс24	Отличает партнёра от перепродавца лицензий
Подход к внедрению	С чего начинается работа: с описания процесса продаж или сразу с настройки полей	Без описания процесса портал повторит старый бардак в новой оболочке
Права доступа	Будут ли роли и права собраны под структуру ваших отделов	От этого зависит, увидит ли увольняющийся менеджер всю базу клиентов
Сопровождение после запуска	Есть ли техподдержка и обучение сотрудников после сдачи проекта	Без обучения люди откатятся на Excel и почту в первую же неделю
Перенос данных	Как переедут клиенты и история из старой системы	Потерянная история сделок всплывает уже после запуска

Сроки и стоимость считаются по итогам диагностики текущих процессов, поэтому вилку наугад я не приведу: средняя стоимость для небольшой компании до 5 сотрудников - от 40 000 рублей. Для средней компании, до 50 сотрудников, от 100 000 рублей
Если собираетесь разворачивать портал — внедрение «под ключ» с настройкой CRM-системы, нужными модулями, лицензиями и обучением сотрудников — это раздел «Битрикс24» у #ДЛЯПРОДАЖ. Переезжаете с CRM другого вендора — посмотрите страницу про миграцию на Битрикс24: там про перенос данных без потери истории по клиентам. А если портал уже стоит, но им никто не пользуется, мы берём такие порталы на сопровождение и техподдержку.

Оставьте заявку на бесплатную диагностику текущих процессов — на созвоне честно скажем, нужен ли вам полноценный корпоративный портал Битрикс24 или на вашем этапе хватит базовой настройки CRM.

Частые вопросы

Что такое корпоративный портал Битрикс24 и чем он отличается от обычной CRM?

Корпоративный портал Битрикс24 — это рабочее пространство компании, в котором CRM система bitrix24 лишь один из разделов. Рядом с ней работают задачи, диск, чат, телефония и бизнес-процессы, причём на общих данных о клиенте. CRM хранит сделки, а портал задаёт, как вокруг них организована работа: кто получит задачу, где лежит договор, в каком чате обсуждают доставку.

Нужно ли что-то устанавливать на компьютер, чтобы работать в портале?

Нет. Базовый доступ — это bitrix24 web, обычная веб-версия в браузере без установки, и по функциям она не урезана. Отдельно есть мобильное приложение битрикс24 и настольное приложение для компьютера: их ставят по желанию, ради пуш-уведомлений по сделкам и звонков прямо с устройства.

Как настроить права доступа, чтобы сотрудники не видели чужие сделки?

Права доступа в битрикс24 выставляются по ролям, отделам и отдельным полям CRM: менеджер видит свои сделки, руководитель — сделки отдела, финансовые показатели можно закрыть от всех, кроме директора. Это делается при внедрении, само по умолчанию так не включается.

Как заявки с сайта попадают в портал?

Через формы битрикс24: заявка уходит сразу в CRM с источником и ответственным, без почты и ручного переноса данных. Так лид не теряется между маркетологом и менеджером, а дальше по нему работает воронка.

Нужен ли партнёр Битрикс24 для внедрения или можно справиться своими силами?

Базовые функции можно включить самостоятельно. А вот бизнес-процессы и права доступа под реальную структуру компании — та часть, где квалификация подрядчика видна сразу. Битрикс24 партнеры по глубине экспертизы отличаются сильно: статус бывает и у тех, кто просто продаёт лицензии. Поэтому до начала работ стоит попросить подтверждение статуса партнёра и спросить, какие процессы подрядчик уже описывал и автоматизировал.

Сколько стоит внедрение корпоративного портала Битрикс24?

Стоимость зависит от масштаба компании, числа сотрудников и глубины настройки процессов, поэтому точную цифру без диагностики назвать нельзя — считаем после разбора текущих процессов. Средняя стоимость для небольшой компании до 5 сотрудников - от 40 000 рублей. Для средней компании, до 50 сотрудников, от 100 000 рублей